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2018最新档案管理规章制度范本

来源:本站 作者: 时间:2019-05-08 13:47:36 点击:

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  2018 最新档案管理规章制度范本 为加强公司档案业务管理,进一步提高档案管理水平,保证档案的系统 性与完整性,完善档案借阅手续,使公司档案管理达到规范化、合理化、 标准化,更好地为公司各项工作服务,结合实际情况,特制定本制度,具 体内容如下: 一、档案管理的范围 本公司所有需要归档的文件资料,包括:对公司在经营活动中形成的包 括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外 事工作等有保存价值的原始材料,在生产经营管理上形成的经营决策、计 划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工 装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。 二、档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工 作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专 (兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部 门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部 门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用 部门留存复印件。接收档案必须认真验收,并办理交接手续,维护档案的 完整与安全,使档案更好地为公司各项工作服务。 三、档案的分类 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及 的档案划分为十大类: 1、行政管理。 2、人事管理。 3、财会档案。 4、生产经营管理。 5、技术质量安全管理。 1 6、基建档案。 7、外来文件。 8、声像档案。 9、实物档案。 10、其他档案。 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的 收集、整理、归档。 实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖 旗等实物。以上十类档案中,每一大类档案内容又要根据需要及实际情况 分成若干小类进行管理。 四、归档要求 1、归档的文件材料要完整、系统、准确。 2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料, 应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。 3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则,并按立 卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 4、档案名称的填写要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须 揭示卷内文件的内容和成份,并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件 形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写卷内目录。目录各项必须填写 清楚(一律使用黑色中性笔填写) ,字迹工整、清晰,装订整齐。 5、档案盒(袋)内文件的排列:档案袋内文件应区分不同情况进行排 列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在 后;正本在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料 在前, 依据性材料在后。 其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 6、文件归档份数:一般归档 1 份,重要的和经常使用的文件归档 2 份 或 3 份。对无保存价值和重复文件,需要办理销毁手续。 7、归档时间:部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内) 将应立卷归档的文件整理立卷,向公司档案管理部门移交归档。 五、档案的查阅和借阅 1、查阅档案应填写档案查阅登记表,写明查阅时间、查阅内容、查阅 2 目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还。 2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的, 应填写档案资料复制申请单,经所在部门经理签署意见后方可复制。 3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅,但必须由所在 部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级 要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点: (1)借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查 找。 (2)按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的, 需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅。 (3)要爱护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人。 (4)所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。 (5)借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅者当 面核对清楚。 (6)档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任。 (7)调离本单位的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离 手续。 六、档案的移交 档案移交必须办理移交手续,填写移交清单,经移交人签字,接收方核 对签收。 七、档案的保管 1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。 2、档案柜所在办公室严禁吸烟。 3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导 报告,并采取补救措施。 4、对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档 案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均 应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其 他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 3 八、档案的销毁 公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价 值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。 风险提示: 企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据,是公司内部的法律,但 是并非制定的任何规章制度都具有法律效力,只有依法制定的规章制度才 具有法律效力。 劳动争议纠纷案件中,工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报 名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及 计算劳动者工作年限等都由企业举证,所以企业制定和完善相关规章制度 的时候,应该注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据,以免在仲 裁和诉讼时候出现举证不能的后果。 4

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